Klachtenprocedure en geschillenregeling Poort Incasso
Versie 01-01-2026
Poort Incasso, Rouaanstraat 5, 9723 CA Groningen, KvK
78454360, btw
NL0858000924B67
E-mail:
info@poortincasso.nl | Website:
www.poortincasso.nl
1. Doel
Poort Incasso behandelt klachten zorgvuldig, onafhankelijk en binnen redelijke termijnen. Een klacht is iedere uiting van onvrede over onze dienstverlening, communicatie, bejegening, dossierbehandeling of facturatie.
2. Indienen van een klacht
Je dient je klacht schriftelijk in per e-mail via
info@poortincasso.nl met als onderwerp:
Klacht [dossierkenmerk]
Vermeld in de e-mail:
- jouw naam, (bedrijfs)naam en contactgegevens
- dossierkenmerk (indien bekend)
- een duidelijke omschrijving van de klacht (wat is er gebeurd)
- datum/data en het gebruikte kanaal (e-mail, telefoon, brief)
- de gewenste oplossing
- relevante bijlagen (bijv. brieven, e-mails, screenshots, facturen)
3. Ontvangstbevestiging en aanvulling
Na ontvangst registreren wij de klacht.
Als gegevens ontbreken, vragen wij om aanvulling. De inhoudelijke behandeling start zodra de klacht voldoende concreet is.
4. Onderzoek en inhoudelijke reactie
Wij onderzoeken de klacht aan de hand van dossierinformatie en aangeleverde stukken.
Wij streven ernaar binnen
14 dagen na ontvangst van een volledige klacht inhoudelijk te reageren.
Als meer tijd nodig is, ontvang je tijdig bericht met toelichting en een nieuwe reactiedatum.
5. Uitkomst en eventuele maatregelen
In onze reactie vermelden wij:
- onze bevindingen en het standpunt
- of de klacht (gedeeltelijk) gegrond is
- eventuele corrigerende maatregelen of afspraken
- eventuele vervolgstappen
6. Herbeoordeling
Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je binnen 14 dagen na onze reactie om herbeoordeling vragen via info@poortincasso.nl. Vermeld daarbij duidelijk waarom je het niet eens bent en voeg eventuele nieuwe informatie toe. Herbeoordeling wordt waar mogelijk gedaan door een ander, niet direct betrokken contactpersoon.
7. Geschillenregeling
Poort Incasso is aangesloten bij
De Geschillencommissie.
Als je klacht na afronding van onze interne klachtenprocedure niet naar tevredenheid is opgelost, kun je het geschil voorleggen aan De Geschillencommissie, conform het toepasselijke reglement en de voorwaarden van De Geschillencommissie.
8. Privacy
Voor het behandelen van klachten verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend voor klachtenafhandeling, dossiervorming, kwaliteitsverbetering en het kunnen voeren van verweer indien dat nodig is. Wij delen gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de behandeling of wettelijk verplicht is.